Durchschnittlich werden in Firmen jeden Tag etwa vier neue Dokumente erstellt. Da diese anschließend mehrfach kopiert und in unterschiedlichen Ordnern abgelegt werden, verdoppelt sich die Anzahl der vorhandenen Dokumente etwa alle sieben Monate. Die Kosten, welche dabei entstehen, sind erheblich. Das Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft (RKW) geht davon aus, dass jedes Jahr pro Meter an Akten etwa 2000 Euro an Kosten entstehen. Dazu hat eine weitere Studie ergeben, dass sich die Mitarbeiter etwa drei Wochen pro Jahr mit dem Suchen von Unterlagen beschäftigen – und das ist ein Anteil von acht Prozent an den gesamten Personalkosten.

Durch eine digitale Archivierung lässt sich ein Großteil dieser Kosten vermeiden. Betrachtet man alle Arbeitsvorgänge, so lassen sich die Aufwendungen für das Ablegen und Aufrufen von Dokumenten um etwa 90 Prozent reduzieren.

Vorteile der digitalen Archivierung

Die digitale Archivierung bietet den Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. So lässt sich die Ablage sowie der Zugriff auf die benötigten Dokumente um ein Vielfaches beschleunigen. Des Weiteren lässt sich auch der Platzbedarf erheblich reduzieren. Riesige Papierarchive und Aktenschränke gehören bei einer digitalen Archivierung der Vergangenheit an. Dokumente für die früher etwa 100 Aktenordner benötigt wurden, lassen sich nun einfach auf einer CD abspeichern. Unternehmen, welche sich die Dokumente scannen und digitalisieren lassen, können dabei genaue Wünsche äußern, was die Speicherung betrifft. So werden die späteren Suchkriterien bereits bei der Speicherung der Dokumente berücksichtigt. Dadurch können diese perfekt in den Workflow des jeweiligen Betriebes eingebunden werden und der Zugriff auf benötigte Daten geschieht über die EDV innerhalb von nur wenigen Sekunden. Es besteht zudem die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter direkt auf die Daten zuzugreifen, unabhängig davon, wo er sich gerade befindet. Hierbei garantiert der Dienstleister in der Regel eine dokumentenechte Sicherheit. Und zum Schutz vor einem unbefugten Zugriff lassen sich die digitalisierten Dokumente jederzeit auch noch sicher verschlüsseln.